TISP, a través de su portal divulgativo Smartbook, presenta el interesante caso de Effata Editricee, una pequeña editorial italiana concebida y gestionada en sus inicios como una empresa familiar. De la mano de la tecnología, el sello ha experimentado en un plazo muy breve una profunda transformación de su modelo de negocio y sus procesos de administración, hasta el punto de situarla como un ejemplo modélico de gestión empresarial.
Describe la experiencia Gregorio Pellegrino, hijo de los fundadores de la editorial e un ingeniero informático de formación. El autor comenta en el artículo cómo la lectura del libro “Automate This: How Algorithms Took Over Our Markets, Our Jobs, and the World”, de Christopher Steiner, le sugirió la idea de desarrollar un sistema que ayudara a solventar los graves problemas que, a finales de 2014, amenazaban con poner fin a la aventura editorial de la familia. Entre ellos destacaba el elevado coste de los libros no vendidos, que las librerías devolvían y que en algunos casos alcanzaban el 90 por ciento de las unidades distribuidas.
La obra explicaba cómo determinados sistemas, diseñados sobre la base de algoritmos más o menos sofisticados, ayudan a gestionar problemas muy complejos en sectores muy diversos, que van desde la atención sanitaria a la bolsa de valores, pasando por la creación musical o el juego de ajedrez, entre muchos ejemplos). Pellegrino orientó la idea a la gestión del negocio editorial y comenzó a desarrollar una gran base de datos con la idea de reunir en ella toda la información clave (facturas, niveles de existencias, metadatos de libros, órdenes de distribución, etc.). La bautizó Lello, abreviatura de la palabra “cervello” que significa cerebro.
Junto a este repositorio, codificó scripts que periódicamente ejecutan algunas tareas que mejoran la eficiencia de procesos editoriales concretos. Estos programas recibieron también nombre propio ya que, como explica el autor, son vistos como robots que les ayudan en su trabajo diario. La “familia” está compuesta por “Arturo”, un algoritmo encargado de la gestión de los distribuidores (comprueba a diario los niveles de existencias y los pedidos y decide cuando Effata tiene que enviar los libros al almacén del distribuidor, comprobando que los costos de la mensajería son bajos); “Chris”, que comprueba dos veces al día si todos los metadatos son correcta y consistentes en toda la cadena de suministro; y “Maurizio”, encargado de gestionar la sincronización con el ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) y crear automáticamente los recibos de los pedidos.
Un elemento fundamental de Lello es el enlace con la plataforma ONIXsuite, un gestor de metadatos que permite tener todos los datos estandarizados y agiliza enormemente la ejecución de muchas tareas, como es el caso de la preparación de catálogos. Otro resultado beneficioso del la plataforma es la posibilidad de enviar a los autores información detallada y actualizada diariamente, de modo que pueden comprobar en línea las copias impresas de su libro y cuántos han sido enviados a las librerías.
Con todo, el uso del sistema y sus robots ha reducido la cuantía de los gastos necesarios para la marcha del negocio, a la vez que han ayudado a identificar y eliminar costes innecesarios. El resultado neto ha sido un aumento del 45 por ciento en las ganancias de la empresa.
Las circunstancias no han sido siempre fáciles y exitosas. Pellegrino menciona algunas de dificultades que han dificultado el trabajo del sistema con muchos de los socios integrados en la cadena de distribución y venta de Effata (por ejemplo Amazon). Ninguno de ellos utiliza ONIXsuite y las APIS para habilitar interfaces que permitan la comunicación entre diferentes sistemas son muy escasas. Por otro lado, está la reticencia del sector a trabajar con sistemas como Lello que automatizan la toma de decisiones ("los robots no saben nada acerca de los libros"); aunque estas, como apunta el autor, sean de índole secundarias y no pongan en riesgo los procesos críticos, cuyos aspectos clave están siempre bajo el control de personas.
En la actualidad, las mejoras en curso de Lello pasan por el desarrollo de utilidades para minorar el alto costo de los libros no vendidos, que continúa siendo el principal problema de la editorial. Pellegrino, en el cierre de su artículo, nos anima a estar al tanto de las soluciones que puede aportar, en este sentido, el algoritmo estadístico en el que está trabajando, una fórmula para hacer previsiones de ventas de los nuevos títulos que permitirá dimensionar mejor las tiradas y minimizar las devoluciones.
